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Bewerbermanagementsysteme – Was können sie wirklich?

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Softwarelösungen zum Managen von Bewerber*innen und effektiven Gestalten der Candidate Journey gibt es viele. Doch zu entscheiden, welches das ideale Bewerbermanagement- bzw. ATS-System für das eigene Unternehmen ist, kann herausfordernd sein. Eine kurze Auflistung mit den wichtigsten Funktionen kann bei der Entscheidung helfen!

1. Lebensläufe automatisch auslesen

Die Zeitersparnis sowie leichte Handhabung sind bei einem ATS-System ausschlaggebend, sowohl auf Kandidat*innen- als auch Unternehmensseite. Verfügt das Bewerbermanagementsystem über die Funktion, Lebensläufe automatisch auszulesen, bleibt zeitaufwändiges, manuelles Sammeln von Daten zukünftig erspart!

2. Datenbanksuche mit Filterfunktion

Manchmal passt eine Person nicht 100%ig zur gesuchten Stelle, hat jedoch Potenzial für zukünftige Positionen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Recruiting-Software nach Einverständnis Daten von Bewerber*innen speichert, sodass Sie diese zu einem späteren Zeitpunkt einfach finden und kontaktieren können. So muss im besten Fall Ihre offene Stelle gar nicht ausgeschrieben werden, weil sich die*der perfekte Kandidat*in bereits im Kandidat*innen-Pool der Datenbank befindet.

3. Schutz, Aktualität und Einzigartigkeit von Daten

Datenschutzgesetze sind in den meisten Ländern die Norm, daher ist es unerlässlich, ein ATS zu haben, das den Gesetzen der Länder entspricht, in denen Sie rekrutieren. Außerdem sollte das Bewerbermanagementsystem gleich auf Anhieb erkennen, wenn sich ein*e Kandidat*in für mehrere Stellenausschreibungen bewirbt und somit doppelt im System erfasst wird. Gleiches gilt für Bewerber*innen, die sich nach längerer Zeit mit einem neuen Lebenslauf bewerben – wird der Datensatz nicht automatisch aktualisiert bzw. werden Duplikate nicht zusammengeführt, ist Chaos vorprogrammiert.

4. Übersichtliche Darstellung von Bewerbungsprozessen

Sie möchten auf einen Blick erkennen, welche Kandidat*innen für die gesuchte Position bereits zum Gespräch eingeladen wurden oder eine Absage erhielten? Die übersichtliche Darstellung der verschiedenen Phasen im Bewerbungsprozess ist unverzichtbar bei einem Bewerbermanagementsystem! Häufig wird mit einem Ampelsystem und/oder festgelegten Zeichen symbolisiert, in welchem Stadium sich die einzelnen Kandidat*innen gerade befinden.

5. Einbindung von Entscheidungsträger*innen

Ein ATS-System sollte Ihnen auch ermöglichen, auf einfache Weise mit Kolleg*innen zu kommunizieren und so gegebenenfalls auch Führungskräfte und Team-Mitglieder in den Entscheidungsprozess einzubinden. Das Versenden von vielversprechenden Profilen aus der HR-Software per E-Mail an die Kolleg*innen fördert dabei die abteilungsübergreifende Übereinstimmung bei der Auswahl der*des richtigen Bewerber*in.

6. Multiposting von Stellenanzeigen

Ermöglicht Ihnen das System zusätzlich auch das einfache Schalten von Stellenanzeigen auf allen für Ihr Unternehmen relevanten Jobbörsen und Plattformen gleichzeitig und mit nur einem Klick, sparen Sie im gesamten Bewerbungsprozess wertvolle Zeit, um sich auf die strategischen Aufgaben konzentrieren zu können. Lassen sich daraus auch noch Berichte und Reportings erstellen, bekommen Sie ein tieferes Verständnis dafür, welcher Kanal die beste Leistung bringt und wo Sie sich verbessern können.

Durch die Integration unseres Multiposting-Tools, die Iventa JobPost API, in diverse ATS-Systeme, haben wir einen guten Überblick über aktuelle Bewerbermanagementsysteme am Markt gewonnen. Sollten Sie also Unterstützung beim Screening der Möglichkeiten benötigen, melden Sie sich einfach – Gerne unterhalten wir uns mit Ihnen persönlich über HR-Lösungen für Ihr Unternehmen!

Stellenanzeigen richtig lesen und erfolgreich bewerben!

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Neues Jahr, neues (berufliches) Glück! So denken viele, doch wer sich erfolgreich auf Jobsuche machen möchte, sollte Jobanzeigen auch richtig interpretieren können, um Missverständnisse zu vermeiden.

Können Sie Berufsbezeichnungen und Kompetenz-Vokabeln entschlüsseln?

Wenn Facility Manager und Executive Assistants gesucht werden, klingen die Jobtitel zwar neu und aufregend, die Arbeitstätigkeiten unterscheiden sich jedoch wenig von den deutschen Berufen, denen der HausmeisterInnen und Büro-AssistentInnen. Genauso leicht werden manchmal angeführte Kompetenzen (miss-)interpretiert: erwarten Arbeitgeber Belastbarkeit und hohe Einsatzbereitschaft, kann das auf Mehrarbeit und Überstunden hindeuten. Ist Mobilität gefragt, werden Sie als MitarbeiterIn wohl viel unterwegs sein und den Einsatzort häufig wechseln. Hinter der Kompetenz „unternehmerischen Denken“ stecken manchmal viel Eigenverantwortung und große Handlungsspielräume, es kann jedoch auch heißen, dass Sie bei Ihren Entscheidungen stets die Interessen des Arbeitgebers berücksichtigen sollten. Nicht hinter jeder Anforderung liegt eine versteckte Botschaft, doch empfiehlt es sich, die genannten Erwartungen an die Position stets aufmerksam zu lesen und zu hinterfragen.

Entsprechen Ihre Kompetenzen den Anforderungen der gesuchten Position?

Bei langen Aufzählungen von Erwartungen an BewerberInnen kann man schon den Mut verlieren. Doch perfekte „Matches“ zwischen KandidatInnen und dem Anforderungsprofil der ausgeschriebenen Position gibt es nur in den seltensten Fällen. Genauso selten kommt es vor, dass alle gewünschten Anforderungen auch wirklich vorhanden sein müssen. Konzentrieren Sie sich lieber auf den oberen Teil der Anforderungen, denn häufig nennen Unternehmen die Kompetenzen zuerst, die ihnen wirklich wichtig und unverzichtbar sind. Hilfreich ist auch eine Unterteilung in sogenannte Muss- und Kann-Anforderungen – werden bei den erforderlichen Fähigkeiten Formulierungen wie „Wir setzen voraus, …“ und „Sie bringen mit, …“ eingebaut, sind diese Anforderungen wichtiger für den Arbeitgeber als Kompetenzen, bei denen Formulierungen wie „Hilfreich wäre, …“ und „Hinreichend Erfahrung in …“ verwendet werden. Ansonsten gilt die Regel: Erfüllen Sie das Anforderungsprofil zu mind. 70 %, passen Sie bereits gut zu der ausgeschriebenen Position!

Sind Sie sich unsicher, ob Sie sich bewerben sollen?

Gefällt Ihnen der ausgeschriebene Job, können Sie sich mit der Unternehmenskultur identifizieren und erfüllen Sie einen großen Teil des Anforderungsprofils? Dann spricht nichts gegen Ihre Bewerbung! Selbst wenn Sie eine Absage bekommen sollten, bieten viele Personalberatungen an, Ihre Bewerbung in Evidenz zu halten, um Sie für einen ähnlichen Suchauftrag erneut zu kontaktieren. Sollten Sie eine Frage zur Jobanzeige haben oder etwas nicht vollkommen verstehen, können Sie auch beim Unternehmen direkt nachzufragen – dafür sind schließlich Kontaktmöglichkeiten angegeben.

 

Suchen Sie als Unternehmen einen Rat zum optimalen Aufbau, einer guten Formulierung und / oder der besten Platzierung Ihrer Stellenanzeige? Unser erfahrenes Team von Iventa Media & Tec beantwortet Ihre Fragen gerne.

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